Registry Civic ajută primăriile, instituțiile publice și serviciile publice locale să gestioneze cererile cetățenilor într-un sistem clar: primire, înregistrare, repartizare, urmărire, răspuns și arhivare.
Poate fi implementat complet sau gradual: un singur registru, un singur flux, un singur formular sau o soluție extinsă cu formulare online, status public, rapoarte și integrare cu alte aplicații.
În multe instituții publice, cererile ajung prin mai multe locuri: la ghișeu, pe e-mail, prin formulare de pe website, prin poștă, prin curier sau direct către diferite compartimente. Unele sunt petiții, altele sunt solicitări în baza Legii 544/2001, cereri generale, sesizări, documente pentru succesiuni sau solicitări care trebuie repartizate către un departament specializat.
Registry Civic aduce aceste solicitări într-un sistem unic de evidență și urmărire. Fiecare cerere poate avea număr de înregistrare, dată, solicitant, categorie, documente atașate, compartiment responsabil, termen de răspuns, status intern și, dacă instituția dorește, status public pentru cetățean.
Registry Civic este gândit pentru modul real în care lucrează o instituție publică. Nu toate cererile vin la fel și nu toate instituțiile sunt digitalizate în același ritm.
Unele cereri sunt depuse fizic la ghișeu. Altele vin prin e-mail. Altele pot fi trimise direct de cetățeni prin formulare online, de pe website-ul instituției sau printr-o pagină dedicată. Indiferent de canalul prin care ajunge solicitarea, instituția o poate înregistra, repartiza, urmări și soluționa într-un singur sistem.
Pentru cererile depuse fizic, Registry Civic funcționează ca o registratură electronică. Funcționarul introduce cererea în sistem, completează datele cetățeanului, atașează documentele primite și transmite solicitarea către compartimentul responsabil.
Documentul nu mai rămâne doar pe hârtie sau într-un registru fizic. Poate fi urmărit de la primire până la răspuns.
Instituția poate folosi formulare online dedicate pentru petiții, sesizări, solicitări Legea 544, cereri pentru succesiuni sau cereri generale. Formularul poate fi integrat în website-ul instituției sau poate fi disponibil printr-un link separat.
Cetățeanul completează formularul, atașează documentele necesare, iar cererea intră în sistem pentru înregistrare și repartizare.
Multe instituții primesc în continuare cereri prin e-mail. Registry Civic ajută instituția să transforme aceste mesaje în solicitări urmărite, cu număr, status, responsabil, termen și documente atașate.
Cererea nu mai depinde de o singură persoană sau de o singură căsuță de poștă electronică.
Registry Civic poate fi implementat complet sau gradual. Instituția poate începe cu un singur flux operațional — de exemplu Legea 544, petiții, succesiuni sau registratură electronică — și poate adăuga ulterior alte fluxuri, formulare, registre sau canale de primire.
Această abordare permite digitalizarea etapizată, fără proiecte IT mari și fără schimbări bruște în modul de lucru.
Pagina nu prezintă „module” tehnice, ci fluxuri reale de lucru: succesiuni, Legea 544, petiții și sesizări, registratură electronică, formulare publice, status pentru cetățeni și rapoarte.
Registry Civic poate include un flux dedicat pentru gestionarea cererilor și documentelor aferente procedurilor de succesiune. Acest flux este util instituțiilor care trebuie să țină evidența solicitărilor transmise de notari, camere notariale, persoane interesate sau alte structuri implicate în procedura succesorală.
Modulul pentru succesiuni permite înregistrarea cererilor, completarea datelor despre persoana decedată, atașarea documentelor justificative, urmărirea statusului intern, pregătirea răspunsurilor și arhivarea documentelor finale într-un dosar digital urmărit.
Registry Civic poate susține fluxuri pentru documente și formulare utilizate în procedurile de succesiune, inclusiv modele de tip C.D.P.S. și S.D.P.S., acolo unde instituția le folosește în activitatea curentă.
Fluxul Succesiuni poate fi implementat separat, fără ca instituția să cumpere toate componentele Registry Civic. Într-o variantă simplă, anumite câmpuri pot fi completate manual de personalul instituției. Într-o variantă extinsă, fluxul poate fi conectat cu registratura generală, cu formulare publice sau cu alte aplicații existente, dacă există posibilități tehnice de integrare.
Registry Civic poate include un flux dedicat pentru solicitările formulate în baza Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public.
Solicitările de informații publice pot fi primite prin formular online, e-mail, ghișeu sau alte canale stabilite de instituție. Fiecare cerere este înregistrată, evaluată, repartizată către compartimentul competent și urmărită până la transmiterea răspunsului.
Sistemul permite separarea solicitărilor Legea 544 de petițiile generale. Astfel, instituția poate urmări mai clar termenele, răspunsurile favorabile, refuzurile motivate, redirecționările, reclamațiile administrative și datele necesare raportării.
Modulul Legea 544 poate fi achiziționat separat și poate funcționa ca soluție dedicată pentru gestionarea solicitărilor de informații de interes public. Într-o variantă simplă, personalul desemnat completează manual solicitarea, statusul, rezultatul și datele necesare raportării. Într-o implementare extinsă, modulul poate fi conectat cu registratura generală, cu formulare publice, cu primirea cererilor prin e-mail sau cu alte aplicații existente.
Registry Civic poate include un flux pentru gestionarea petițiilor, sesizărilor, reclamațiilor și propunerilor primite de la cetățeni.
Petițiile pot fi primite la ghișeu, prin poștă sau curier, prin e-mail ori prin formular online. După înregistrare, solicitarea este repartizată către compartimentul competent, urmărită pe status și soluționată printr-un răspuns documentat.
Fluxul permite evidența termenelor, conexarea petițiilor care privesc aceeași problemă, redirecționarea petițiilor greșit îndreptate, prelungirea termenului acolo unde este justificată și arhivarea răspunsului împreună cu documentele aferente.
Fluxul pentru petiții și sesizări poate fi implementat separat, cu unul sau mai mulți utilizatori și cu unul sau mai multe canale de primire. Instituția poate începe cu introducerea manuală a petițiilor depuse la ghișeu și poate adăuga ulterior formulare online sau primirea prin e-mail.
Registry Civic poate funcționa ca registratură electronică pentru instituțiile care vor să înlocuiască registrele pe hârtie, evidențele în Excel și documentele greu de urmărit.
Pentru răspunsurile oficiale, Registry Civic poate susține fluxul de ieșire: pregătirea documentului, rezervarea numărului de ieșire, semnarea documentului, încărcarea documentului final, transmiterea prin e-mail sau păstrarea pentru comunicare fizică.
Răspunsul nu rămâne separat de cererea inițială. Documentul final, numărul de ieșire și dovada transmiterii pot fi păstrate în istoricul solicitării.
Registry Civic poate pune la dispoziția instituției formulare online pentru cetățeni. Acestea pot fi folosite pentru petiții, Legea 544, succesiuni sau alte cereri administrative.
Dacă instituția dorește, cetățeanul poate primi o confirmare și poate verifica online stadiul cererii. Statusul public nu expune detaliile interne ale instituției. Arată doar informațiile pe care instituția decide să le facă vizibile.
Registry Civic nu se limitează la listarea cererilor. Aplicația poate susține rapoarte privind activitatea instituției, termenele, încărcarea pe compartimente și fluxurile speciale precum Legea 544, petițiile sau succesiunile.
Total solicitări pe perioadă, solicitări pe tip/categorie, solicitări pe compartimente, timp mediu de soluționare și cazuri întârziate.
Rapoarte pentru solicitări Legea 544, petiții și sesizări, cereri de succesiune și exporturi pentru centralizare sau arhivare.
Activitate pe utilizatori, activitate pe registre, răspunsuri transmise, documente atașate și istoric complet al solicitării.
Accesul demo se acordă la cerere. Mediul demo folosește date fictive și este destinat testării fluxurilor principale. Din motive de securitate și protecție a datelor, în mediul demo nu trebuie încărcate date reale, documente confidențiale sau informații personale sensibile.
Pentru instituții publice care vor să gestioneze cererile cetățenilor într-un flux clar, urmărit și documentat.
Poți începe cu un singur modul și poți extinde aplicația în timp, în funcție de nevoile instituției.
