Ce include
- citire mailbox-uri configurate
- preview mesaj înainte de import
- import controlat în registratură
- ignorare sau amânare mesaje
- redenunire atașamente pentru indexare
- asociere ulterioară la cazuri
Canal operațional
Corespondență email
Preluare, previzualizare și import controlat al mesajelor primite pe adresele oficiale.
Recomandat pentru organizații care primesc solicitări importante prin email și nu vor să transforme automat orice mesaj într-un caz.
Modul operațional
Problema
Ce se întâmplă fără un modul dedicat
Emailurile oficiale ajung în inboxuri care se aglomerează rapid. Unele mesaje sunt relevante, altele sunt spam, confirmări automate sau discuții care nu trebuie înregistrate.
Dacă importul este complet automat, sistemul riscă să umple registratura cu mesaje inutile. Dacă importul este manual, se pierd timp și trasabilitate.
Soluția
Cum rezolvă Registry acest flux
Modulul Corespondență email creează o zonă de verificare înainte de import. Operatorul vede expeditorul, subiectul, conținutul și atașamentele, apoi decide ce se importă, ce se ignoră și ce se asociază unui caz existent.
Atașamentele pot primi denumiri afișabile, utile pentru indexare, fără a modifica numele tehnic al fișierului salvat.
Pentru cine este recomandat
- registraturi care primesc emailuri oficiale
- instituții cu adrese publice de contact
- companii cu solicitări prin email
- departamente juridice, comerciale sau administrative
Exemplu practic
Un email primit pe registratura@institutie.ro conține o sesizare reală și două atașamente. Operatorul previzualizează mesajul, redenumește atașamentele „cerere semnată” și „fotografii amplasament”, apoi îl importă ca petiție.
Modulul poate fi activat separat sau împreună cu alte module Registry.
În demo, modulul poate fi prezentat pe un scenariu concret, astfel încât echipa să vadă cum ar funcționa în activitatea zilnică.