Introducere manuală
Pentru documentele primite fizic, prin curier, prin poștă sau direct la sediu, persoana responsabilă introduce documentul în Registry Office, atașează fișierele scanate și îl trimite către departamentul potrivit.
Registry Office
Corespondență, documente și solicitări interne urmărite de la primire până la răspuns.
Registry Office este soluția pentru companii, regii, firme de stat și organizații care vor să țină sub control corespondența oficială, cererile de ofertă, documentele ieșite, sesizările, petițiile, solicitările Legea 544 și traseul documentelor între departamente.
Aplicația ajută organizația să vadă clar ce a intrat, cine răspunde, unde a fost delegat, ce termen există, ce document a fost transmis și ce istoric rămâne pentru audit.
Captură dark — listă corespondență / cazuri
assets/img/office-cases-dark.webp
assets/img/office-cases-dark.webp
Pentru companii și organizații
Un registru clar pentru ce intră, ce iese și ce se lucrează între departamente
În multe companii, corespondența oficială ajunge prin e-mail, pe hârtie, prin curier, prin formulare de contact, prin adrese generale sau direct la persoane din departamente. Unele mesaje sunt cereri de ofertă, altele sunt notificări, adrese oficiale, solicitări juridice, sesizări, reclamații, petiții sau documente care trebuie transmise mai departe.
Registry Office aduce aceste intrări într-o evidență unică. Fiecare document sau solicitare poate primi număr, dată, expeditor, destinatar intern, categorie, termen, responsabil, status, documente atașate și istoric.
Nu mai depinzi de memoria unei persoane, de un inbox individual sau de un fișier Excel. Se vede ce a intrat, unde a ajuns, cine trebuie să răspundă și ce s-a transmis la final.
Potrivit pentru
- companii cu mai multe departamente;
- regii autonome și societăți cu capital public;
- departamente comercial, juridic, financiar, achiziții, HR sau administrativ;
- secretariat, registratură, office management și management operațional;
- organizații care primesc multe solicitări prin e-mail;
- firme care au nevoie de audit, trasabilitate și dovada răspunsurilor.
Primirea corespondenței
Intrări prin e-mail, manual, formular sau documente fizice
Registry Office nu obligă compania să schimbe toate canalele de lucru din prima zi. Corespondența poate fi introdusă manual, preluată din mesajele primite prin e-mail, venită prin formulare dedicate sau înregistrată ca document fizic primit la secretariat/registratură.
Corespondență prin e-mail
Solicitările primite prin e-mail pot fi transformate în înregistrări urmărite. Mesajul, expeditorul, subiectul și atașamentele pot fi păstrate într-un dosar digital, cu responsabil și termen.
Formulare dedicate
Compania poate folosi formulare pentru cereri de ofertă, solicitări comerciale, sesizări, reclamații, cereri de informații sau alte tipuri de corespondență. Acestea pot fi publice sau folosite doar intern.
Departamente și responsabilitate
Comercial, juridic, financiar, achiziții, HR sau administrativ — fiecare vede ce are de rezolvat
Într-o companie, documentele nu rămân doar la secretariat. O cerere de ofertă poate merge la comercial. O notificare contractuală poate merge la juridic. O solicitare de plată poate merge la financiar. O adresă oficială poate avea nevoie de răspuns de la mai multe departamente.
Registry Office permite repartizarea documentelor către departamente și persoane responsabile. Astfel, fiecare compartiment poate vedea solicitările care îi revin, termenul, documentele atașate și statusul.
Pentru management, aplicația oferă o imagine mai clară asupra încărcării pe departamente, întârzierilor și documentelor care așteaptă răspuns.
Ce poate urmări pe departamente
- documente repartizate către comercial, juridic, financiar, achiziții, HR sau alte departamente;
- persoana responsabilă pentru fiecare solicitare;
- termene și statusuri interne;
- documente în lucru, finalizate sau întârziate;
- delegare către altă persoană sau alt departament;
- istoric al schimbărilor și deciziilor.
Ce poate include fluxul de cereri de ofertă
- cereri de ofertă primite prin e-mail, formular sau manual;
- date client, partener sau solicitant;
- produse/servicii solicitate;
- documente atașate și specificații;
- departament responsabil;
- termen intern de răspuns;
- status: nou, în analiză, ofertă în pregătire, ofertă transmisă, închis;
- document de ieșire asociat ofertei transmise.
Cereri de ofertă
Cereri comerciale și solicitări de ofertă care nu se pierd în inbox
Pentru departamentele comerciale, multe oportunități ajung prin e-mail sau prin formulare de contact. Dacă aceste cereri rămân doar în inboxuri individuale, compania poate pierde răspunsuri, termene sau istoricul discuției.
Registry Office poate transforma cererile de ofertă în solicitări urmărite. Fiecare cerere poate fi înregistrată, repartizată către comercial sau către un responsabil, completată cu documente, urmărită pe status și asociată ulterior cu oferta transmisă.
Asta ajută compania să vadă câte cereri de ofertă primește, câte sunt în lucru, câte au fost închise și unde apar întârzieri.
Poate fi folosit și separat
Fluxul pentru cereri de ofertă poate fi implementat separat, pentru un singur departament comercial sau pentru o singură adresă de contact. Ulterior poate fi extins cu registre, departamente, formulare sau integrare cu alte aplicații comerciale. Integrările și personalizările se ofertează separat.
Documente ieșite
Răspunsuri, adrese, notificări și documente transmise de companie
Registry Office nu urmărește doar documentele primite. Poate urmări și documentele ieșite: răspunsuri către parteneri, adrese oficiale, notificări, oferte, puncte de vedere, comunicări către instituții sau alte documente transmise de companie.
Un document de ieșire poate fi legat de o solicitare primită, poate primi număr de ieșire, poate avea document final încărcat, persoană responsabilă, status de transmitere și dovadă de expediere.
Astfel, răspunsul nu rămâne separat de cererea inițială. Compania poate vedea cine a răspuns, când a fost transmis documentul și ce versiune finală a fost comunicată.
Exemple de documente ieșite
- răspunsuri la cereri de ofertă;
- adrese oficiale către parteneri sau instituții;
- notificări contractuale;
- răspunsuri la sesizări sau reclamații;
- răspunsuri la solicitări Legea 544, unde este cazul;
- puncte de vedere juridice;
- documente transmise prin e-mail sau fizic;
- dovada transmiterii și arhivarea răspunsului.
Trasabilitate și audit
Cine a primit, cine a delegat, cine lucrează și cine a răspuns
Pentru o companie, nu este suficient să existe documentul. Trebuie să existe și dovada traseului: când a intrat, cui a fost repartizat, ce termen avea, cine l-a preluat, ce documente s-au atașat și ce răspuns a fost transmis.
Istoric complet
Registry Office poate păstra istoricul acțiunilor relevante: înregistrare, repartizare, schimbare status, atașare documente, delegare, finalizare și răspuns.
Delegare și responsabilitate
Documentele pot fi alocate către persoane sau departamente. Se poate vedea cine este responsabil, cine a primit cererea și unde este blocată.
Audit managerial
Managementul poate urmări volume, termene, întârzieri, departamente încărcate și solicitări care necesită intervenție.
Fluxuri relevante pentru firme de stat
- solicitări de informații publice în baza Legii 544/2001;
- petiții, sesizări și reclamații de la petenți;
- registru de petiții și răspunsuri;
- raportare și centralizare pe solicitări;
- audit intern pe corespondență și răspunsuri;
- trasabilitate pe delegare și soluționare;
- documente ieșite și dovada transmiterii;
- integrare graduală cu alte aplicații existente.
Firme de stat și companii publice
Obligații de transparență, petiții, audit și trasabilitate
Registry Office este potrivit și pentru societăți cu capital public, regii autonome sau companii care au obligații speciale de evidență, transparență, răspuns la petiții sau solicitări de informații publice.
Pentru aceste organizații, aplicația poate susține fluxuri dedicate pentru Legea 544, petiții, sesizări, reclamații, răspunsuri oficiale și rapoarte. Limbajul este adaptat mediului de companie: petenți, clienți, parteneri, furnizori, departamente, responsabili și audit.
Un flux poate fi cumpărat și implementat separat. De exemplu, o companie publică poate începe doar cu registru de petiții, doar cu Legea 544 sau doar cu evidența documentelor de intrare/ieșire, apoi poate adăuga treptat alte funcționalități.
Legea 544 și petițiile pot funcționa și în Registry Office
În cazul companiilor publice sau al entităților care au obligații de transparență, fluxurile pentru Legea 544 și petiții pot fi configurate separat de zona administrativă Registry Civic. Datele pot fi completate manual, preluate din registrul general sau integrate cu alte aplicații existente. Integrările, migrarea datelor și personalizările se ofertează separat.
Implementare graduală
Poți începe cu un singur registru, un singur departament sau un singur flux
Registry Office nu trebuie implementat complet din prima zi. O companie poate începe cu un registru simplu de corespondență, cu un flux de cereri de ofertă, cu un registru de petiții sau cu evidența documentelor ieșite.
Ulterior pot fi adăugate alte departamente, alte registre, alte canale de primire, rapoarte suplimentare sau integrări cu aplicații existente.
Poți începe cu
- un singur registru de corespondență;
- un singur utilizator sau departament;
- un singur canal de primire;
- un flux pentru cereri de ofertă;
- un registru de petiții pentru companie publică;
- un flux Legea 544;
- documente ieșite și răspunsuri oficiale.
Integrare cu alte aplicații.
Registry Office poate funcționa separat sau poate fi analizat pentru integrare cu alte sisteme existente: website, formulare, aplicații interne, CRM, ERP, document management sau aplicații de registratură deja folosite. Integrarea, conectorii, migrarea datelor și personalizările se ofertează separat.
Rapoarte Office
Date clare pentru management, audit și control operațional
Registry Office poate oferi rapoarte despre volume, termene, departamente, documente intrate, documente ieșite, cereri de ofertă, solicitări restante, petiții, Legea 544 și activitatea persoanelor responsabile.
Pe departamente
Câte solicitări are comercialul, juridicul, financiarul sau alt departament, câte sunt în lucru, câte sunt întârziate și câte au fost finalizate.
Pe persoane
Încărcare pe responsabil, cazuri alocate, cazuri finalizate, termene depășite și documente aflate în lucru.
Pe tipuri de solicitări
Cereri de ofertă, notificări, reclamații, petiții, documente juridice, adrese oficiale, solicitări Legea 544 și documente ieșite.
Cum funcționează în practică
1. Documentul intră în companie.
Prin e-mail, formular, curier, poștă, ghișeu, secretariat sau introducere manuală.
Prin e-mail, formular, curier, poștă, ghișeu, secretariat sau introducere manuală.
2. Este înregistrat.
Primește număr, dată, expeditor, categorie, departament responsabil, termen și documente atașate.
Primește număr, dată, expeditor, categorie, departament responsabil, termen și documente atașate.
3. Este repartizat.
Ajunge la comercial, juridic, financiar, achiziții, HR sau alt departament responsabil.
Ajunge la comercial, juridic, financiar, achiziții, HR sau alt departament responsabil.
4. Este urmărit.
Se vede statusul, responsabilul, termenul și istoricul acțiunilor.
Se vede statusul, responsabilul, termenul și istoricul acțiunilor.
5. Se pregătește răspunsul.
Răspunsul, oferta, notificarea sau adresa oficială se asociază cu solicitarea inițială.
Răspunsul, oferta, notificarea sau adresa oficială se asociază cu solicitarea inițială.
6. Rămâne istoric pentru audit.
Documentele, răspunsurile și dovada transmiterii pot fi consultate ulterior.
Documentele, răspunsurile și dovada transmiterii pot fi consultate ulterior.
Demo
Testează Registry Office într-un mediu controlat
Accesul demo se acordă la cerere. Mediul demo folosește date fictive și este destinat testării fluxurilor principale. În demo nu trebuie încărcate date reale, documente confidențiale sau informații personale sensibile.
În demo pot fi prezentate
- registratură electronică pentru companii;
- corespondență primită prin e-mail sau manual;
- cereri de ofertă și solicitări comerciale;
- documente ieșite și răspunsuri oficiale;
- departamente și delegare;
- petiții și Legea 544 pentru firme de stat;
- rapoarte și audit.
Registry Office
Pentru companii, regii și organizații care vor să gestioneze corespondența, solicitările, documentele ieșite și responsabilitățile interne într-un flux clar, urmărit și auditabil.
Poți începe cu un registru simplu sau cu un singur flux și poți extinde aplicația în timp, în funcție de nevoile organizației.